Un cabinet médical qui souhaite changer d’institution de prévoyance est tenu d’impliquer son personnel dans le processus. La résiliation d’une convention d’adhésion nécessite l’accord des collaborateurs.
Plusieurs raisons poussent les cabinets médicaux à vouloir changer d’institution de prévoyance professionnelle. Une nouvelle caisse de pension peut par exemple offrir une rémunération plus attrayante ou un degré de couverture plus élevé, gage d’une meilleure sécurité, ou encore proposer une variété de plans de prévoyance mieux adaptés aux besoins d’un cabinet.
Toutefois, un tel changement doit être soigneusement préparé afin de respecter les dispositions de la loi fédérale sur la prévoyance professionnelle vieillesse, survivants et invalidité (LPP). La LPP dispose notamment que tout changement de caisse de pension doit se faire d’entente avec le personnel. Le droit de codécision protège les collaborateurs en évitant une décision unilatérale de l'employeur qui pourrait entraîner une détérioration des conditions de la prévoyance professionnelle des travailleurs.
Si l’employeur résilie la convention d’adhésion à une caisse de pension sans avoir obtenu l’accord préalable de ses collaborateurs, la résiliation n’est pas valable et le changement de l’institution de prévoyance ne peut pas avoir lieu. Les personnes assurées indépendantes sont une exception: comme elles sont affiliées volontairement à une caisse de pension, elles peuvent changer ou résilier leur propre assurance prévoyance sans l’accord du personnel.
Résiliation d’une affiliation à une caisse de pension: nécessité d’un accord clair
On considère qu'il y a un accord lorsque les travailleurs ou la représentation des travailleurs qu’ils ont désignée au sein de la commission du personnel du cabinet médical sont activement impliqués dans le processus et donnent leur consentement. Il ne suffit pas d’informer ou de consulter le personnel. Le fait que les travailleurs ne soulèvent pas d’objections après l’annonce du futur changement ne vaut pas non plus accord. L’accord du personnel ou de la représentation des travailleurs est également requis dans le cas d’une première affiliation à une institution de prévoyance, par exemple lors de l’ouverture d’un nouveau cabinet.
Qui fait partie du personnel?
Font partie du personnel habilité à donner son consentement les travailleurs employés par le cabinet médical au moment de la procédure de consultation et affiliés à la LPP. Les bénéficiaires de rente ne font pas partie du personnel et ne disposent donc d’aucun droit de codécision.
Information par la direction du cabinet
Il est conseillé d’établir un dialogue entre employeur et personnel afin de permettre aux collaborateurs de se forger une opinion de manière efficiente. La direction du cabinet est également encouragée à collaborer avec les travailleurs afin de les informer du changement prévu et de la procédure d’approbation, et de mettre en œuvre le processus en lui-même.
Obligations de l’employeur
L’employeur est tenu d’inclure les collaborateurs dans le processus de décision. Plusieurs dispositions réglementaires doivent être respectées lors de la mise en œuvre du processus d’approbation. Les obligations peuvent être regroupées dans les catégories suivantes:
- Transmission de l’information en temps utile
L’employeur est tenu d’informer en temps opportun les collaborateurs ou la représentation des travailleurs de son intention de changer d’institution. Il doit également leur accorder suffisamment de temps pour leur permettre d’analyser de manière approfondie le changement envisagé et ses conséquences.
- Transparence de l’information
L’information doit être exhaustive et transparente: l’employeur est tenu de fournir aux employés toutes les informations nécessaires à une évaluation objective.
- Organisation du processus d’approbation
L’employeur organise le déroulement du vote et fixe le taux de participation requis (la majorité relative s’applique).
Changement de caisse de pension: procédure d’approbation en quatre étapes
Les procédures de participation et de décision concernant la sélection d’une institution de prévoyance professionnelle peuvent durer plusieurs mois. Il est donc conseillé de les planifier suffisamment tôt et avec soin, et de prévoir des séances d’information ainsi qu’une documentation écrite facilement compréhensible.
Une marche à suivre possible pour la procédure d’approbation comprend quatre étapes:
Étape I: l’employeur informe qu’il souhaite changer d’institution de prévoyance
Les travailleurs sont informés de l’intention de changer d’institution, de leur droit de participation et des procédures de participation et d’approbation qui en découlent.
Étape II: définition de la liste de critères et collecte des offres
Définition en commun des critères qui doivent être remplis pour la future solution de prévoyance. Notre guide «Bien choisir sa caisse de pension» fournit des informations et des listes de contrôle précieuses à ce sujet. Collecte d’offres par l’employeur. Sélection des offres qui seront présentées aux travailleurs.
Étape III: séance d’information
Les offres choisies, leurs avantages et leurs inconvénients sont présentés lors d’une séance d’information. Les solutions de prévoyance, parfois très différentes, doivent être présentées de manière comparable et expliquées clairement aux collaborateurs.
Étape IV: décision concernant le changement d’institution de prévoyance
L'accord est obtenu directement auprès des travailleurs ou par l’intermédiaire de la représentation des travailleurs.
Arbitre en cas de désaccord
Si aucun accord n’est conclu entre l’employeur et les collaborateurs ou la représentation des travailleurs, les parties désignent un arbitre neutre ou demandent à l’autorité de surveillance de le choisir. La décision prise par l’arbitre est contraignante pour les deux parties.
Déroulement après approbation du changement de caisse de pension
Une fois que la procédure d'approbation a été menée à bien et que le cabinet médical a pris la décision de changer de caisse de pension, les étapes de mise en œuvre suivantes sont à appliquer. Les étapes les plus importantes doivent être réalisées dans le bon ordre:
1. Faire une demande à la nouvelle institution de prévoyance afin qu’elle puisse examiner le dossier.2. Obtenir l’accord de couverture auprès de la nouvelle caisse de pension.
3. Résilier le contrat existant dans les délais. Dans la plupart des cas, le délai de résiliation des contrats d'affiliation est de six mois pour une date de référence déterminée, par exemple le 31 décembre.
Conclusion pour le changement de caisse de pension
La procédure de codécision lors d’un changement de caisse de compensation doit être bien organisée. Il est recommandé de procéder de manière structurée et, si cela semble pertinent, de faire appel à un spécialiste de la prévoyance. Notre guide relatif au droit de codécision lors d’un changement de caisse de pension présente le processus de codécision et une manière possible de le mettre en œuvre.
